Hola,
Esta aplicacion te ayudara para la comunicacion via mensajeria instantanea (chat), en tu LAN, y/o si dispones de sedes externas, ademas de que se puede acoplar a un AD (eso depende del diseño de tu infraestructura).
En cuanto a los beneficios, este te puede permitir ahorrar tiempo (ya no habria necesita de trasladarte d eun lugar a otro), reduccion en el costo de llamadas (ya no usarias el telefono como medio de comunicacion, salvo casos importante ), adjuntar archivos (algunas aplicaciones de chat no permiten adjuntar o enviar archivos, como el google apps) ademas de que por este puedes enviar mensajes masivos a grupos determinados, bueno entre otros puntos, ademas de ser un software libre, la instalacion es sumamente sencilla, y no solamente la puedes instalar en windows, si no tambien en linux.
Te dejo un enlace para la descarga
http://www.igniterealtime.org/downloads/index.jsp
y otro enlace de un manual (aunque en la web hay una infinidad de estos)
http://www.taringa.net/posts/ebooks-tutoriales/5900486/Instalacion-de-OpenFire-integrado-a-Active-Directory.html
un video
http://www.youtube.com/watch?v=7-BZrbYml_A
Saludos